為什麼1–1對公司很重要
行動
如果您在一家公司中工作，而1–1是您組織工作流程中不可或缺的一部分，那麼請持續下去。如果您在一家從未嘗試過1–1作為管理工具的公司工作，我希望這篇文章對你來說是有幫助。 1–1是任何認真考慮建立信任的辦公環境和工作文化很重要的一部分。
我的前一家公司在過去7年中一直用1–1來建立主管和員工的 信任關係。因此我了解到1–1對公司的組織結構和凝聚力非常重要。但是，並非總是如此。主管們必須訓練自己對直屬員工，養成定期，每週持續進行1–1的習慣。讓公司成為主管和員工可以互相學習和成長的地方。
這些會議需要時間，精力和空間。但是，回報是巨大的。
但是到底1-1是什麼？為什麼這個管理方式能夠幫助公司將原本從一種自上而下的管理模式轉變為直接溝通，回饋和授權並協助彼此成長和理解公司文化的關鍵？在本文中，我想探討這個問題以及1–1的挑戰和好處，還有為什麼它們對企業的永續性，成功和成長至關重要。
1－1會議是什麼？
本文的目的，我們將聚焦在“經理”和“直屬員工”，公司是由不同的部門，業務，和團隊組成的，它們充滿了複雜的關係網絡，因此辦公室的文化是如此豐富並充滿活力。但是，我們在這裡關注的主要關係是經理和他們直接管理的人，也就是他們的“直屬員工”。
在1－1的會議中，經理最好每周定期與每個直屬員工會面30分鐘。
這個會議是專為經理和直屬員工而設計的。著重在人與人的面對面溝通而不是工作的內容。1–1會議有可能會發生在任何情況下，比如，同事之間，上司對下屬或是家庭成員。但是在本文中，我們要關注的是辦公室的精神文化，但常常被大家忽略，或是感到恐懼和不願面對的：經理與直屬員工之間的關係。
如果這些會議那麼有幫助，為什麼我的公司不進行1–1？
這是一個很好的問題。有很多原因導致公司（尤其是管理層）可能無法接受1 -1的作法。接著，我將嘗試討論很多公司尚未進行1–1但已經設想會發生的一些最常見的問題，又或者他們一開始就決定不走這條路，因為1–1要堅持下去並不容易。
1.沒有足夠的時間給每個人1–1
對管理者來說時間分配給每個直屬員工是第一個要挑戰的問題。比如經理A管理8名員工。每週總共會有4個小時專門在1–1。通常這是管理者面對1–1時想到的第一個數字。但是，我希望經理們從直屬員工的角度來思考1–1的重要性。
從直屬員工的角度來看，主管對他說，“不好意思，我事情太多，沒有辦法每個星期給你30分鐘“ 但是直屬員工聽到的是 “不好意思，你不重要。”給每一個人30分鐘聽起來佔用很多時間，但是我們仔細想一想，典型的每週工作時數是40個小時。也就是一次1–1其實才佔用一週工作時數的1/80。
2.我已經了解我的直屬員工。不需要再花時間進行1–1，因為他們並不太願意和我談論。
雖然有些經理與他們的直屬員工看似有著不錯的關係並相處融洽，但是不藉由進行1－1而要維持並建立互相信任的關係，是不容易的。在尚未建立信任關係的狀況下經理與直屬員工進行對話，在直屬員工眼裡，經理有一定程度的權力，總會有意無意地利用他的權利進而主導整個對話。
沒有建立信任的關係，直屬員工總是會說出他們認為經理想要聽的話，而不是需要聽的話。相反的，應該和主管說的話，直屬員工反而會跟周邊的同事，朋友，家人分享，但是這些人卻無能為力。
3.1–1會不會走向負面和反彈的道路？如果員工需要提出真實的反應，那不應該是人資部的責任嗎？
常常會發現的情況是：員工誠實的向人資部反應真實的問題但是這些問題並不是人資部可以單獨解決的。漸漸的這些問題就慢慢的被忘記了。但是過一段時間這些員工突然離職。因為員工突然離開公司所以HR必須急迫的尋找替補的人，在1–1不存在的情況下HR 常常是公司裡的唯一溝通管道。可想而知在職的員工和HR談論的問題可能沒有被管理階層重視。日積月累的就像是鞋子裡的鵝卵石開始堆積。最終就必須將鞋子扔掉。
當員工覺得自己可以直接和經理坦誠地談論他們的問題時，就無需在背後私下討論。很多時候，員工可能不會表現出他們真正的想法。但是同時間他們卻在製定秘密計劃，準備離開公司，也許加入另一家公司或創業。如果初期透過1–1的溝通，這些問題很快的會被發現而且是可以避免的。
那麼1–1的好處是什麼？
如果公司從沒進行過1–1的溝通方式而決定要開始進行1–1時，那將會面臨一個很大的挑戰。首先，要盡快獲得管理團隊的支持。尤其是資深的和想法比較傳統的經理，可能需要花時間說服和取得他們的信任。接著還要和直屬員工溝通，讓他們拋棄原有的疑慮和擔心並了解1–1對他們的好處。至於那些對1-1存有疑慮的經理和員工，下面的說明會讓他們更了解為什麼1–1的溝通方式從長遠來看是會幫助到公司中的每個人。
1–1的關係建立在經理和員工之間的信任基礎上
1–1不是唯一建立信任關係的方式。但最重要的是雙方都願意投入時間，空間和努力。在公司裡，時間，空間和努力都具備的狀況下。在進行1–1時，所有直屬員工都是被平等對待的而且將會是持續性的。
Bespoke Travel的CEO, Sarah Keenlyside進行1–1已有3年以上，發現1–1在解決沒有被發現的問題時特別有用。雖然她的公司只有大約十個員工，但不論公司規模大小，問題都是存在的。她指出，“被忽視的小問題最終將導致更大的問題。1–1可以防止這種情況發生。”
1–1可提高員工的整體敬業度，生產力和執行能力
當員工覺得自己在工作領域中擁有一定的掌控權，他們的工作效率通常是更高的。這是一個非常簡單但經常被忽略的狀況-有個內心動力存在的話，大家都更願意上班，而且會做的更好。但是有些人卻處在一種惡劣循環中，在沒有內心動力的狀況下，工作對他們而言就是一份工作而已。1–1為員工提供了一個敞開胸懷和開放溝通的機會，主管只要分配給每一個員工每週1/80的工作時間，利用這個管道就可以了解員工是否每天都在利用自己的優勢並確實地在做他們想要做的工作內容。 另外藉由1–1也可以使主管更了解哪些可能會分散員工的注意力或使他們無法提高工作效率和生產力的問題。通過開放並積極傾聽，管理人員使員工有機會掌握自己的方向盤，並知道他們也可以在公司內部得到授權。
主動傾聽的方式可以讓員工知道他們在工作中有發言權。The Hutong（約40名員工）的人力資源總監Marissa Kennedy非常喜歡1–1，在每次進行1–1時，她從不催促員工並很有耐心地傾聽她們的想法。她說：“當您願意真誠表達你的想法時，您就會知道有人願意傾聽。”
1–1有助於增加員工留職率，節省公司寶貴的資源，例如金錢和時間
當員工在可以聽到自己聲音的環境中工作，就會感到自己有能力，並且對自己的職責投入並產生更多的參與感，那麼他們離開公司的可能性就變小。1-1的正面影響不僅有助於建立更健康和快樂的公司文化，並加強了員工與公司之間的連結力，更會帶來超乎想像的團結感和凝聚力。漸漸的員工會對公司產生一種依戀感，自然而然的就會希望留在公司。但是相反的，在消極和缺乏溝通的辦公室文化下，不管公司可以提供多麼誘人的福利和高薪，都不足以吸引員工留下來。員工的留職率提高，不但節省公司的資源，例如時間和金錢，還無需為離職的員工尋找替代者。在員工流動率低的狀況下，公司的穩定度節節升高。
從長遠來看，1–1實際上可以節省經理的時間。作為一名經理，您是否曾經因為員工不斷尋求幫助而受到干擾？或者雙方也需要中斷一天的時間來互相幫忙？1–1可以解決這兩個問題，因為它為每個人創造了專用的時間和空間來處理對他們工作上遇到的問題。1–1的進行提高了留職率，可以節省寶貴的時間和金錢，還可以免於在工作中分心和受到干擾。為了獲得這種積極的好處，經理和直屬員工都需要在會議之前好好準備。1–1之前員工最好要列出本週需要與經理討論的清單，雙方都要將該清單好好保存。唯有如此，1–1才能發揮它的功能。
在創辦自己的公司之前曾在HSBC工作的Ada Cuaresma每週帶領8–10名員工進行1–1。她的公司有300多名員工，但是他們意識到1–1很重要，因為“1－1幫助建立了定期與員工“簽到”的文化。直屬員工認為他們的績效和目標得到重視。”通過這些檢查來評估員工的績效和目標時，留職率自然而然的提高了。
直接採取行動通常是1–1的結果
透過1–1會建立彼此的信任關係及了解問題，並在會議結束後可以針對問題直接採取行動。如果經理願意積極傾聽，並暗示及給予線索來引導員工針對問題直接採取行動。這些行動是在1–1中討論的，但是問題也許涵蓋公司裡面不同的人或者不同的部門。所以這個行動必須要由經理，員工甚至和第三方互相合作。在我自己領導1–1的經驗中，有很多次我和我的直屬員工同時對一個新的想法碰撞出新的火花而感到興奮。在1–1之後，我們立刻將這種興奮的想法化為直接採取行動。不管事大事小，為了採取行動做準備，經理都需要做筆記並重視所提到的內容。比如說員工多次提及與另一名同事的問題，同時間經理可以直接詢問員工，可否在1–1之後和該名同事進行溝通，或者邀請他與他們討論以解決此問題。經理需要牢記1–1的機密性，並明確說明對可能涉及他人而採取的行動的目的。採取行動的原因是幫助克服挑戰，貫徹構想並實施計劃。經理必須透過他的行動來展現出他對員工的支持，而從1–1採取行動得到的成果，將有助於引導整個公司走向正確的方向。雖然並非每次會議都能取得成果，但隨著時間的流逝，1–1會慢慢地被制定並逐漸成形。
Colleen O’Connor利用遠端管理著全球團隊，主要負責中國的海外留學計劃，每週最多有1–3個1–1。她提到了一個具體例子，說明了一次1–1會議如何採取行動，進而為團隊士氣和計劃帶來了成效：
“我有直屬員工處理一個重大的學生團體之間的衝突，她和團隊感到茫然。她向我解釋了整個情況，由於我沒有親自參與，所以我只能提供建議，這也使得直屬員工感到有能力從另一個角度解決問題。這也帶來了很好的結果！當涉及到我們自己的工作時，我們都處於“雜草叢生”中，因此1–1是經理人在困難時期分享觀點和同情心的絕佳時機。”
1–1對經理的成長和發展有益
1–1的好處不是一條單向的街道。 1–1除了為直屬員工提供了與經理建立信任的關係外，還為經理提供了鍛煉自我管理技能的空間。經理們經常陷入忙碌的循環中，並不是因為管理員工而是因為他們陷入過度的工作量和擔心公司和生意的發展情況。但是，管理的核心在於管理團隊，而團隊是由個人組成的。管理者接觸團隊成員的最佳方式就是與他們1–1。每個團隊成員都有不同的優勢，技能和需求，必須重視並且認同他們，1–1是管理者提供工作，指導和安全空間的絕佳時機。這個空間會讓員工不怕冒險和挑戰自己。如果沒有透過1–1與管理者進行溝通，那麼直屬員工可能會有面對管理者的恐懼，不確定性和距離。藉由1–1，經理可以縮小各層之間自然形成的差距。 對管理者而言，1–1是學習管理的絕佳機會，管理者可以盡情發揮並放心冒險。
Miguel Rincon與他在Gitlab Inc.的經理的1–1隨著時間不斷進化，以滿足雙方更高的需求。他指出：“剛開始時，我每週與經理利用1–1的時間檢查日常工作。當我對這個職位感到更自在時，我們開始製定並遵循職業發展計劃。”隨彼此關係的進展，Miguel和他的經理都可以更深入地談論更長遠的計畫和需求，例如未來職業的發展和方向。對於管理者來說，這不是一個容易討論的話題，因為每個人都有細微的差別，但是1–1提供了一個安全開放的平台來面對這個話題。
練習1–1的實用技巧
如果您的公司即將開始進行1–1的溝通方式，接下來有一些實用的技巧可以從管理人員或著直屬員工的觀點著手。
給直屬員工
1。 附上筆記和計劃。你想說些什麼呢？
2。 不要害怕表達你的需求。隨著時間的累積，你會越來越能掌握在1–1的時間空間裡盡情地表達。
3。想想您最近在工作或個人生活方面遇到的挑戰，成功，瓶頸或您興奮的事情。這些可以成為你在1–1的話題。
4。這個機會很難得所以盡情把握時間說真話。
5。要有耐心等待採取行動的時間點。並非每個1–1都會立刻採取行動，因為這是一個連續的過程和對話。
6。請經理和你分享彼此在1–1過程中記錄的筆記。
給主管
1。請注意您在1–1期間扮演的角色。您有可能會無意識的主導1–1的方向並劫持會議。說不定您的直屬員工很怕你！請給直屬員工舒服的空間，讓他們盡情表達。
2。為表示您積極的傾聽，請在1–1會議上做筆記，然後在會議結束後彼此分享筆記。
3。主動並積極詢問有關您自己的管理技能的問題，例如“我如何為您的工作或職業發展提供支持？”
4。1–1傾向於主管傾聽員工的分享。以比例來說，員工表達時間平均佔70％，主管佔30％。
5。在雙方共享的日曆上設定你們1–1的時間。這樣顯示您對每次1–1的重視。
6。做好準備並查看上次1–1的筆記。如果直屬員工想談論其他事情，也可以很彈性；但是，請確認你準備好這些筆記，因為這表示您已準備好繼續進行對話。
我們試試吧！
決定對公司進行改革可能是一件令人恐懼的事情。您可能對執行1–1有所保留。就像打開潘朵拉的盒子，裡面充滿著問題和沒想到的挑戰和怪物。您也可能會擔心時間投入太多甚至會低估1–1的價值，並且對自己的能力缺乏信心。無論出於什麼原因猶豫要開始進行1–1，請記住保持敏捷和耐心，您的直屬員工不是怪物。在建立彼此信任的關係時，不會一步登天。 1–1教我們如何保持耐心和堅持不懈並享受建立關係的過程以及加強自己的溝通技巧。進行1–1的第一步是具有挑戰性的一步，但是一旦我們做出承諾，如果我們對自己和同仁保持熱情和耐心，學習過程就可以開始並隨著時間而持續下去。1–1的好處就像人性智能，它可以幫助引導並融入公司文化的其他方面，並將其益處延續到我們的職業生涯。
“1–1是一種有效的工具，可以幫助提升員工敬業度，應與其他工具相輔相成，例如小組會議，還有在計畫上與其他部門交叉授粉。1–1只是員工投入公司的第一步。” — Colleen O’Connor
